Najpierw ustal, co oznacza kolejność wyborów
Pierwsza preferencja może oznaczać placówkę najbardziej odpowiadającą rodzinie, ale sama numeracja nie wyjaśnia sposobu proponowania miejsc. Przed przygotowaniem formularza dyrekcja powinna ustalić, czy oferta z jednej placówki wpływa na pozostałe wybory, jak traktować brak odpowiedzi i co dzieje się po przyjęciu propozycji. Odpowiedzi muszą wynikać z zasad przyjętych przez organizatora.
Pracownik powinien umieć wyjaśnić te zależności bez zaglądania do ustawień technicznych. Dobrym sprawdzianem jest jednozdaniowy opis skutku każdego działania: „Przyjęcie tej propozycji oznacza…”. Jeśli różne osoby kończą to zdanie inaczej, formularz powstaje za wcześnie. Najpierw trzeba uzgodnić proces i treść komunikatów.
Rozdziel dane wniosku od danych poszczególnych wyborów
Dane dziecka i opiekuna należą do wspólnej części zgłoszenia. Lista wybranych żłobków jest osobnym elementem tego samego wniosku. Dzięki takiemu założeniu korekta telefonu nie powinna wymagać aktualizowania kilku zgłoszeń. Jednocześnie usunięcie jednej placówki z preferencji nie może być mylone z wycofaniem całego wniosku.
W opisie wymagań warto wskazać również informacje związane z konkretnym wyborem. Może to być oczekiwany termin rozpoczęcia albo zaakceptowanie określonej propozycji, jeżeli organizator rozróżnia je między placówkami. Ustal, które informacje są wspólne, które lokalne i kto może je edytować. Taka tabela jest zwykle bardziej użyteczna niż długa lista pól formularza.
Przećwicz zmianę na przykładzie trzech placówek
Rozważmy całkowicie hipotetyczny zespół: Żłobek Słoneczny, Żłobek Leśny i Żłobek Nad Rzeką. Rodzic wskazuje je właśnie w tej kolejności. Po zmianie miejsca pracy chce przesunąć Żłobek Leśny na pierwsze miejsce. Dane dziecka pozostają te same; zmienia się wyłącznie kolejność dwóch preferencji.
Następnie rodzic usuwa Żłobek Nad Rzeką, ponieważ dojazd stał się zbyt długi. W scenariuszu trzeba zapisać oczekiwany wynik: na liście pozostają dwie placówki, a wniosek nadal jest aktywny. Osobno należy ustalić wpływ obu zmian na kwalifikację. Nie można zakładać, że przesunięcie preferencji automatycznie zmienia datę zgłoszenia, ocenę wniosku albo miejsce na każdej liście. To odrębne decyzje organizatora.
Pokaż rodzicowi wynik przed zatwierdzeniem
Samo przeciągnięcie nazwy placówki na ekranie nie daje pewności, że użytkownik rozumie konsekwencje. Wymagaj czytelnego podsumowania: poprzednia kolejność, nowa kolejność i ewentualny wpływ na trwającą propozycję miejsca. Jeżeli zmiana wymaga dodatkowego potwierdzenia, trzeba nazwać je wprost i odróżnić od zwykłego zapisania wersji roboczej.
Po zatwierdzeniu rodzic powinien otrzymać jednoznaczną informację, jakie wybory zostały zapisane. Przygotuj też komunikat na sytuację, w której zmiana jest czasowo niedostępna. Ogólne „wystąpił błąd” nie wyjaśnia, czy chodzi o etap naboru, nieaktualny widok czy konieczność kontaktu z administracją.
Uzgodnij pracę placówek na wspólnym wniosku
Kierownik jednej placówki może potrzebować innych informacji niż pracownik zespołu koordynującego cały nabór. Opisz wymagany zakres widoczności i możliwość korekty preferencji. Szczególnie ważna jest sytuacja, w której rodzic prosi o zmianę telefonicznie, a pracownik wprowadza ją w jego imieniu. Organizator powinien określić sposób potwierdzenia takiej dyspozycji.
Warto wymagać historii pozwalającej ustalić, kto i kiedy zmienił wybory oraz jaki był stan przed korektą. Powód administracyjnej zmiany powinien być zrozumiały dla kolejnego pracownika. Sama informacja „edytowano wniosek” nie wystarczy do wyjaśnienia, dlaczego dana placówka zniknęła z preferencji.
Sprawdź przypadki, które łatwo przeoczyć
Przed odbiorem rozwiązania przejdź cały proces na danych próbnych, patrząc kolejno oczami rodzica i pracowników trzech placówek. Nie ograniczaj próby do poprawnego zapisania formularza. Zapisz oczekiwany rezultat dla poniższych sytuacji i porównaj go z widokiem każdej roli.
- Rodzic usuwa jedną preferencję, pozostawiając pozostałe wybory.
- Dwie osoby próbują zmienić kolejność tego samego wniosku.
- Zmiana następuje po przygotowaniu propozycji miejsca, ale przed odpowiedzią rodzica.
- Pracownik wraca do starszego widoku i próbuje zapisać nieaktualne dane.